10 étapes pour implémenter GS1 EDI

Cette page est destinée aux Entreprises qui sont sur le point de commencer l’implémentation des standards GS1 EDI au Maroc. Cela les aidera à identifier ce qu’il y a lieu de faire pour implémenter et bénéficier de GS1 EDI.

  1. Identifier une procédure business dans laquelle vous désirez implémenter le GS1 EDI
  2. Faire en sorte qu’il y ait un engagement de la haute direction dans votre Entreprise à implémenter le GS1 EDI
  3. Contactez GS1 Maroc
  4. Assurez-vous que votre Entreprise soit un membre de GS1 Maroc et qu’elle ait un préfixe Entreprise
  5. Informez- vous des standards GS1 EDI
  6. Vérifiez de quels standards vous avez besoin
  7. Vérifiez avec votre Organisation Membre GS1 s’il existe des profils messages pour votre pays/secteur
  8. Effectuez une analyse d’écart entre les données dont vous avez besoin d’échanger et le contenu du message standard ou du profile
  9. Alignez les Master Data avec ceux des partenaires commerciaux
  10. Commencez à échanger les données en utilisant les standards GS1 EDI

Étape 1: Identifier une procédure business dans laquelle vous désirez implémenter le GS1 EDI

Les standards GS1 EDI soutiennent une multitude de procédures business de la chaine d’approvisionnement: de la commande au paiement, en passant par la livraison. Pour chacune de ces procédures, un ensemble différent de messages est requis. Par conséquent, avant d’entamer une quelconque implémentation GS1 EDI, vous aurez besoin de répondre aux questions suivantes:

  • Quelles procédures business seront soutenues par GS1 EDI?
  • Quelles données ont besoin d’être échangées dans ces procédures?
  • Quels partenaires business enverront ou recevront ces données ?

Les standards GS1 EDI offrent des solutions pour divers secteurs en utilisant le même message GS1 EDI. Ceci est accompli par le biais de profiles appliqués aux messages GS1 eCom en général, par exemple dans l’industrie alimentaire, l’industrie du divertissement, fournitures de bureaux, ou les textiles. Par conséquent, les spécificités de chaque secteur doivent être prises en considération lors de l’analyse de la procédure business. Par ailleurs, dans certains pays, des groupes d’utilisateurs créent des profiles messages, réfléchissant des pratiques régionales d’implémentation du GS1 eCom dans des secteurs particuliers et dans des procédures business. (voir l’étape 7).

Étape 2 :S’assurer qu’il y ait un engagement de la haute direction dans votre entreprise quant à l’implémentation de GS1 EDI

Ceci est crucial pour implémenter avec succès, comme la direction a besoin de rendre disponible les ressources humaines et financières requises. La direction a besoin d’avoir une compréhension élémentaire des principes et avantages du GS1 eCom. Ils ont besoin de savoir que l’implémentation du GS1 EDI peut aider à améliorer le service des partenaires commerciaux et à mieux les satisfaire, augmenter l’efficacité de la chaine d’approvisionnement, réduire les coûts et optimiser les inventaires.

Étape 3 : Contactez GS1 Maroc

Contactez GS1 Maroc qui a des experts pour certains domaines techniques spécifiques ainsi que pour le GS1 EDI. Vérifiez qui sera votre contact GS1 EDI principal. Le point de contact pour les Entreprises utilisatrices cherchant un support dans leur implémentation des standards est l’Organisation GS1 Maroc. Si les experts locaux ne sont pas en mesure d’aider directement, ils ont un accès au réseau global des experts GS1 eCom des autres Organisations Membres GS1 et des Entreprises utilisatrices. Le GS1 englobe plus de 110 Organisations Membres Locales au service de plus d’un million d’Entreprises dans plus de 150 pays.

Étape 4 : Assurez-vous que votre Entreprise est membre de GS1 Maroc et a un préfixe entreprise

Les Identifiants GS1 sont utilisés dans tous les standards GS1, et dans le mouvement physique des marchandises ex. sous la forme de codes à barres et dans le flux d’information des données business. Sans ces Identifiants, il ne serait pas possible d’utiliser les standards GS1 EDI. Les Identifiants GS1 sont créés en utilisant un Préfixe Entreprise GS1 Maroc qui pourrait être obtenu auprès de GS1 Maroc. Les Identifiants GS1 suivants qui sont créés en utilisant le même Préfixe Entreprise GS1 :

  • GLN – Global Location Number, Le Numéro d’adresse Global, identifiant les parties et les emplacements, utilisé dans tous les messages GS1 EDI.
  • GTIN – Global Trade Item Number, Le Numéro de l’Article Commercial Global identifiant les marchandises et les services dans tous les messages GS1
  • Un certain nombre d’autres numéros pour des implémentations spécialisées, par exemple : identifiant les unités logistiques et les actifs.

Si vous n’êtes pas sûr que votre Entreprise soit membre de GS1 Maroc et a déjà un Préfixe Entreprise GS1, vous pouvez nous contacter.

Étape 5 : Informez-vous des standards GS1 EDI

GS1 vous offre une large gamme de matériel éducatif relatif aux standards GS1 EDI. La majorité de ce matériel comprend des cours de formation en ligne, disponibles à travers les Organisations Membres GS1 Locales.

Étape 6 : Vérifiez de quel type de standards vous avez besoin

GS1 offre deux ensembles de standards GS1 EDI

  • GS1 EANCOM® – est un standard GS1 pour un EDI « classique » un sous-ensemble simplifié de UN/EDIFACT
  • GS1 XML – Utilise le XML pour échanger des documents business sur internet.
Pour les nouveaux utilisateurs GS1 EDI, GS1 recommande le GS1 XML, mais si vos partenaires commerciaux sont déjà des utilisateurs GS1 EANCOM®, ils peuvent vous exiger le standard de leur choix. GS1 EANCOM® possède une vaste base d’utilisateurs à travers le monde qui a besoin d’être prise en considération dans la sélection de l’ensemble du standard du GS1 EDI. Notez que GS1 soutiendra et maintiendra le standard GS1 EANCOM® à l’avenir proche.

Étape 7 : Vérifiez avec votre Organisation Membre GS1 s’il existe des profils messages pour votre pays/secteur

Un certain nombre des Organisations Membres de GS1 travaille avec leurs entreprises pour créer des profils d'utilisateurs des messages standard GS1 eCom adaptés à des secteurs spécifiques dans leur pays, par exemple pour le secteur du bricolage aux Pays-Bas Les profils sont des sous-ensembles de messages entièrement compatibles avec les « Standards Globaux ».

Ils sont adaptés aux besoins des groupes d'utilisateurs cibles, par exemple en choisissant uniquement certains composants optionnels du message. La documentation de ces profils contient souvent des recommandations pour leur mise en œuvre/ leur implémentation dans des secteurs spécifiques ou par des groupes d'utilisateurs, donc ils sont souvent dénommés comme Directives d’Implémentation des Messages -Message Implementation Guidelines (MIGs). Les groupes d'utilisateurs peuvent créer des profils de ce type pour leur secteur au niveau international, par exemple le groupe en amont chargé de l’élaboration et le développement des standards GS1 pour l'intégration de la chaîne d’approvisionnement entre les fabricants et leurs fournisseurs.

Il existe également des directives d'implémentation pour l’implémentation générale de GS1 EDI. Le meilleur moyen de vérifier quel type de documentation est déjà en place pour votre secteur / pays / technologie de choix, est de contacter GS1 Maroc.

Étape 8 :Effectuer une analyse des écarts entre les données dont vous avez besoin d'échanger et le contenu du message standard ou du profil

Les standards GS1 eCom sont élaborés en fonction des besoins réels des utilisateurs et sont examinés par les Entreprises utilisatrices, de sorte qu'ils couvrent la totalité ou la plupart des informations qui doivent être échangées avec des partenaires commerciaux. Toutefois, s'il ya des écarts entre les besoins des utilisateurs et les données couvertes par les messages fournis, les standards doivent être mis à jour convenablement en conséquence.

Il est très important de noter que les termes commerciaux utilisés par votre entreprise et GS1 peuvent être différents, alors que le contenu sémantique des éléments de ces données soit identique. Par conséquent, la comparaison devrait être faite entre les définitions de données, plutôt que simplement sur les termes d'affaires.

Les définitions des données GS1 peuvent être trouvées dans la documentation des messages du dictionnaire des données globales (GDD). Si vous avez identifié des écarts entre vos besoins en données et les données couvertes par les messages de GS1, vous devez présenter une demande de modification (CR) à GS1 Global Standard Management Process (GSMP), pour modifier le message ou demander le développement d'un nouveau message. La demande de modification peut être présentée directement sur le site GSMP mais nous vous conseillons de contacter GS1 Maroc pour obtenir de l'aide quant à la présentation et la gestion de la demande de modification.

Si le changement doit être présenté à un réseau local (MIG), alors une demande de modification doit être présentée à GS1 Maroc, qui permettra d'identifier le groupe de travail utilisateur qui se chargera de faire face à cette exigence.

Étape 9 :Alignez les Master Data avec ceux de vos partenaires commerciaux

L'alignement des Master Data est une étape nécessaire à la mise en œuvre de GS1 EDI, parce que les données de base ne sont pas reprises dans les messages transactionnels, mais simplement référencés par les clés d'identification standards. Par exemple, le nom et l'adresse de l'acheteur et du vendeur ne sont pas mentionnés sur la Commande ou l’Avis d'Expédition, mais simplement référencés en tant que Numéros d’Emplacement Globaux des Acheteurs et des Vendeurs (le GLN).

Cette approche permet d'éliminer les données redondantes dans les messages transactionnels, elle garantit un traitement efficace et réduit les coûts de façon considérable, en intégrant également le transfert électronique de données avec le mouvement physique des marchandises.

GS1 fournit des standards pour l'échange de données de base. Il existe trois façons principales de partager les données de base/ master data:

  • Dans la forme la plus simple, les données de base peuvent être envoyées par courrier électronique ou par télécopieur. Cette solution peut convenir aux entreprises qui n'ont aucune expérience dans l'utilisation GS1 EDI. Lors de l'étape ultérieure de mise en œuvre, lorsque votre entreprise dispose d’une infrastructure GS1 EDI déjà en place, les standards de données de base devraient être utilisés.
  • Echanger des messages de master data /données de base de manière bilatéral, entre les partenaires industriels impliqués dans l'échange GS1 EDI. Lorsque certaines de ces données changent, le message correspondant doit être ré-envoyé, y compris les mises à jour.
  • L’échange bilatéral fonctionne très bien pour un nombre limité de partenaires commerciaux, mais lorsque le nombre de partenaires augmente, il devient difficile à gérer. GS1 offre le Global Data Synchronisation Network (GDSN), où les partenaires commerciaux peuvent publier leurs données. Leurs partenaires seront systématiquement informés de ces mises à jour.

Étape 10: Entamer les échanges de données en utilisant les standards GS1 EDI

Avant que l'échange de messages GS1 EDI ne soit entamé, une certaine préparation technique doit être effectuée.

  • Premièrement, votre entreprise aura besoin d'acquérir un logiciel ou un service en mesure de soutenir le GS1 EDI et répondre à vos besoins. GS1 Maroc ne recommande pas un produit particulier, étant donné que la neutralité vis-à-vis du marché est l'un de nos principes fondamentaux, cependant GS1 Maroc peut vous fournir une liste des entreprises offrant ces produits et services.
  • Lorsque le logiciel est installé, vous devez lui faire correspondre les données stockées dans votre base de données interne, par exemple faire correspondre un système back-end ERP (Enterprise Resource Planning), au logiciel qui soutient le GS1 eCom.
  • Vos partenaires d'affaires ont besoin de savoir quelles sont les exigences techniques afin d'échanger les données d'affaires avec votre entreprise. Cette information peut être échangée sous la forme d'un accord d'échange. Il s'agit d'une étape très importante, alors plusieurs organisations standards fournissent des instructions spécifiques pour un tel échange et des modèles d'Accords d'Echanges. Des exemples peuvent être trouvés sous les liens suivants :
  • http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec26/rec26_1995_r1133rev1.pdf
  • http://www.unece.org/trade/untdid/download/99cp5r1.pdf

Ces modèles couvrent des situations d'activités générales et peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Une fois que vous arrivez à cet accord avec vos partenaires commerciaux, vous devez tester votre infrastructure EDI. Et le contenu des messages et la communication effective doivent être testés.

De nombreuses Organisations Membres du GS1 offrent divers services liés à l'implémentation de GS1 EDI, par exemple les tests de messages, la certification, l'infrastructure GS1 EDI pour transférer un petit nombre de messages, etc... Se familiariser avec ces services vous aidera dans votre implémentation de GS1 EDI. Lorsque les résultats de tous les tests sont positifs, vous êtes prêt à commencer l’échange des messages et à bénéficier des avantages de GS1 EDI.